Redaktionsplan Social Media: Aufbau, Spalten und Vorlage

Ein Redaktionsplan für Social Media ist eine Tabelle oder ein Kalender, in dem jeder Beitrag mit Datum, Kanal, Thema, Format, Zuständigkeit und Status steht. Für ein Restaurant, Hotel oder Café reichen dafür sieben bis neun Spalten, gefüllt zwei bis vier Wochen im Voraus, mit Feiertagen und Saisonterminen als festen Ankern.

Klingt nach Büro? Ist es ein bisschen. Aber wer am Sonntagabend um zehn noch am Küchentisch sitzt und überlegt, was am Montag auf Instagram soll, merkt schnell, dass die Alternative anstrengender ist. Weiter unten steht eine Vorlage zum Abschreiben (ausgefüllt mit einem ausgedachten Landhotel), dazu die Fragen, die beim Planen fast immer kommen: Wie viel Vorlauf? Welches Werkzeug? Und was macht man, wenn das Foto fehlt?

Wie ist ein Redaktionsplan für Social Media aufgebaut?

Stellen Sie sich eine lange Liste vor. Jede Zeile ist ein Beitrag, jede Spalte eine Frage, die vor dem Veröffentlichen beantwortet sein muss: wann, wo, worüber, in welcher Form, wer, und wie weit ist das Ding eigentlich? Über diese Fragen sind sich die Ratgeber erstaunlich einig. Uneinig sind sie bei der Zahl der Spalten. Skill Sprinters kommt mit sieben aus, Staffbase zählt neunzehn mögliche Bestandteile auf.

In einem Gasthof mit sechs Leuten gewinnt die kurze Fassung. Eine Tabelle mit zwanzig Feldern fasst nach drei Wochen keiner mehr an, weil das Ausfüllen länger dauert als das Posten. Lieber schlank anfangen und eine Spalte ergänzen, wenn sie wirklich fehlt.

Dann ist da noch die Frage der Ansicht, und hier gibt es zwei. Die Listenansicht (eine Zeile je Beitrag) eignet sich zum Ausfüllen und Sortieren. Die Kalenderansicht zeigt, ob eine Woche leer ist oder ob drei Angebote hintereinander kommen. Viele Werkzeuge bieten beide. In einer Tabellenkalkulation behelfen Sie sich mit einer Farbe je Kanal oder je Themenfeld.

Welche Spalten gehören in den Redaktionsplan?

Diese Spalten haben sich in den Ratgebern, die ich mir angesehen habe, durchgesetzt. Ich habe sie danach sortiert, was ein kleines Team wirklich braucht.

Spalte	Wofür	Pflicht oder später
Datum und Uhrzeit	wann der Beitrag erscheint	Pflicht
Kanal	Instagram, Facebook, TikTok, Google-Unternehmensprofil	Pflicht
Format	Foto, Karussell, Reel, Story	Pflicht
Thema	ein Satz, worum es geht	Pflicht
Text und Hashtags	die fertige Bildunterschrift	Pflicht
Bild oder Video	Link zur Datei oder Vermerk, wer es liefert	Pflicht
Zuständig	wer vorbereitet, wer freigibt	Pflicht
Status	Idee, in Arbeit, freigegeben, geplant, veröffentlicht	Pflicht
Themenfeld	etwa Küche, Zimmer, Team, Angebot	sinnvoll, sobald es mehr als zwei Felder gibt
Aufruf	reservieren, anrufen, Gutschein bestellen	sinnvoll
Kampagne oder Anlass	Muttertag, Spargelzeit, Weihnachtsfeiern	bei Aktionen
Ergebnis	Reichweite und Kommentare nach einer Woche	später, für die Auswertung

Die Spalte Status wird gern weggelassen, und genau sie spart am meisten Rückfragen. Steht dort „freigegeben“, weiß die Kollegin am Empfang, dass sie den Beitrag einplanen darf. Steht dort noch „in Arbeit“, eben nicht.

Und noch eine Kleinigkeit zur Spalte Bild: „Foto Dessert“ allein hilft keinem. Schreiben Sie dazu, wer es bis wann macht. „Juniorchef, Donnerstag Mittagsservice“ verhindert, dass am Freitagmorgen alle in die Kühlvitrine schauen.

Wann füllen Sie den Plan, und für wie lange im Voraus?

HubSpot empfiehlt in seinem Ratgeber zum Social-Media-Kalender einen rollierenden Horizont von zwei bis vier Wochen, Skill Sprinters nennt ebenfalls zwei bis vier Wochen (beide abgerufen im November 2026). Das passt gut zu einem Restaurant oder Hotel. Weiter vorne wird es unscharf, weil Speisekarte, Wetter und Personal sich ändern, und kürzer wird es hektisch.

Bewährt hat sich ein Rhythmus mit zwei Ebenen. Einmal im Monat tragen Sie die festen Termine für die nächsten Monate ein, also Feiertage, Saisonstarts und eigene Veranstaltungen. Einmal pro Woche, am besten an einem festen ruhigen Vormittag, füllen Sie die nächsten zwei Wochen mit Beiträgen und klären, welche Fotos noch fehlen.

Ganz dicht planen sollten Sie trotzdem nicht. Ein Platz pro Woche darf frei bleiben, für das, was spontan passiert: der erste warme Tag auf der Terrasse, eine Hochzeit, über die alle reden, oder der Lieferant, der plötzlich Pfifferlinge hat.

Welche Termine gehören in den Plan, bevor der erste Beitrag steht?

Zuerst die Anker. Das sind Termine, an denen Gäste ohnehin über Ihren Betrieb nachdenken, und die Vorbereitung braucht dort Vorlauf. Ein Beitrag zum Muttertagsmenü, der erst am Samstag davor erscheint, kommt für die meisten Familien zu spät, weil sie längst reserviert haben.

Anlass	Für wen besonders	Wann vorbereiten
Valentinstag	Restaurant, Bar	Anfang Januar Menü festlegen und fotografieren
Ostern und Muttertag	Restaurant, Café, Hotel mit Brunch	einige Wochen vorher, Reservierungen laufen früh
Saisonstart Terrasse oder Biergarten	Restaurant, Café	Foto vom Aufbau am ersten sonnigen Tag, Beitrag am Starttag
Spargel, Pilze, Wild, Gans	Restaurant	sobald der Lieferant den Termin nennt
Ferien und Feiertage der Region	Hotel	Pakete einige Wochen vor Buchungsbeginn zeigen
Weihnachtsfeiern und Silvester	Restaurant, Hotel mit Saal	Sommer und Frühherbst, wenn Firmen planen
Ruhetage, Betriebsurlaub	alle	sobald sie feststehen, plus Erinnerung kurz vorher

Die Zeitangaben sind Erfahrungswerte und keine Regel. Schauen Sie in Ihr Reservierungsbuch vom Vorjahr: Wann kamen die ersten Anfragen für Weihnachtsfeiern? Genau dorthin gehört der erste Beitrag dazu.

Was steht in einer fertig ausgefüllten Vorlage?

Hier zwei Wochen aus dem ausgedachten Landhotel Musterblick, mit Restaurant und Frühstücksterrasse. Das Hotel bespielt Instagram und Facebook. Kopieren Sie die Kopfzeile in eine Tabelle und ersetzen Sie die Zeilen durch Ihre eigenen.

Datum	Kanal	Format	Thema	Themenfeld	Aufruf	Zuständig	Status
Mo, Woche 1	Facebook, Instagram Story	Foto	Wochenkarte im Restaurant	Angebot	Tisch reservieren	Küche liefert Foto, Lisa textet	geplant
Mi, Woche 1	Instagram	Reel	Frühstück auf der Terrasse, Brot aus der Bäckerei im Ort	Küche	Zimmer ansehen	Lisa	in Arbeit
Fr, Woche 1	Instagram, Facebook	Karussell	Drei Wanderwege ab der Haustür	Region	keiner, nur speichern lassen	Rezeption	Idee
Mo, Woche 2	Facebook, Instagram Story	Foto	Wochenkarte im Restaurant	Angebot	Tisch reservieren	Küche, Lisa	Idee
Mi, Woche 2	Instagram	Foto	Das Zimmermädchen, das seit zwölf Jahren im Haus ist	Team	keiner	Lisa, Freigabe Chefin	Idee
Fr, Woche 2	Instagram, Facebook	Foto	Herbstpaket mit zwei Nächten	Angebot	Paket buchen	Chefin	Idee

Auffällig ist vielleicht, dass zwei der sechs Beiträge gar nichts verkaufen. Das ist Absicht. Wer nur Angebote zeigt, wird irgendwann weggescrollt. Wie sich nützliche, persönliche und werbliche Beiträge sinnvoll mischen, beschreibt der Ratgeber zur 50/30/20-Regel, dort finden Sie auch einen zweiwöchigen Plan, aufgeteilt nach diesen drei Anteilen.

Welcher Takt passt zu Ihrem Team?

Wer im Netz nach der richtigen Zahl sucht, findet ungefähr so viele Antworten wie Ratgeber. Mein Maßstab ist ein anderer: so oft, wie Sie es im November noch schaffen, wenn Sie im März angefangen haben. Zwei oder drei feste Wochentage, die immer kommen, tragen weiter als ein volles Programm, das nach drei Wochen zusammenbricht.

Der Redaktionsplan hilft dabei auf eine unspektakuläre Art. Sie sehen schwarz auf weiß, wie viele Beiträge pro Woche geplant sind und wie viele davon noch auf ein Foto warten. Stehen jeden Donnerstag drei Zeilen auf „in Arbeit“, ist der Takt zu hoch für das Team, und dann wird er eben gesenkt.

Und die Uhrzeit? Eintragen, ja. Grübeln, nein. Was die Auswertungen von Tool-Anbietern dazu sagen und warum Ihre eigenen Zahlen mehr zählen, steht im Ratgeber zur besten Zeit zum Posten auf Instagram.

Mit welchem Werkzeug führen Sie den Plan?

Vom Zettel an der Kühlschranktür bis zur Software ist alles erlaubt. Grob lassen sich vier Gruppen unterscheiden.

Werkzeug	Gut für	Grenze
Papier, Whiteboard in der Küche	ein bis zwei Leute, ein Kanal	kein Zugriff von unterwegs, keine Dateien
Excel oder Google Sheets	kleine Teams, ein bis zwei Kanäle	Beiträge müssen Sie selbst veröffentlichen
Trello, Asana, Notion	Teams mit Freigaben und Aufgaben	Veröffentlichen müssen Sie weiterhin selbst
Social-Media-Software mit Kalender	mehrere Kanäle, geplantes Veröffentlichen	monatliche Kosten

Für den Anfang reicht eine Tabelle völlig. Ein eigenes Werkzeug lohnt sich meist dann, wenn Sie Beiträge zur geplanten Zeit automatisch veröffentlichen wollen oder wenn mehr als zwei Leute daran arbeiten. Einen Überblick über die Möglichkeiten gibt der Ratgeber Welche Social Media Tools gibt es?.

Woran scheitern Redaktionspläne in kleinen Betrieben?

Am Plan selbst eher selten. Viel öfter steht schlicht keine Zeit dafür im Dienstplan, und was zwischen Wareneingang und Monatsabrechnung „irgendwann“ erledigt werden soll, bleibt eben liegen. Eine Stunde pro Woche, eingetragen wie eine Schicht (mit Namen dahinter!), ändert daran mehr als jede schöne Vorlage.

Der zweite Grund ist der fehlende Bildervorrat. Ein Plan mit zwanzig guten Ideen hilft wenig, wenn zu keiner ein Foto existiert. Fotografieren Sie deshalb gesammelt: an einem ruhigen Vormittag zehn Gerichte, drei Zimmer, das Team beim Eindecken. Damit füllen Sie die Reserve.

Manchmal ist der Plan auch einfach zu ehrgeizig geraten. Jeden Tag ein Beitrag auf vier Kanälen hält ein Hotel mit acht Leuten kaum durch, zumal in der Hochsaison. Dann wird gekürzt. Besser drei Beiträge, die kommen, als sieben, von denen vier jede Woche verschoben werden.

Woran sehen Sie, ob der Plan aufgeht?

Am ersten Montag im Monat, mit einem Kaffee, schauen Sie zurück. In die Spalte Ergebnis kommt je Beitrag, wie viele Konten er erreicht hat und ob Kommentare oder Nachrichten kamen, die Zahlen stehen in den Statistiken Ihrer Profile. Viel Auswertung ist das nicht. Aber nach zwei, drei Monaten zeichnet sich ab, dass etwa die Bilder vom gedeckten Saal mehr Anfragen bringen als das fünfte Foto vom Schnitzel, und dann bekommt der Saal eben einen Platz mehr pro Woche.

Ab und zu lohnt auch die größere Frage, ob die Ziele hinter dem Plan noch passen. Darum geht es im Ratgeber zum Social Media Konzept. Der Redaktionsplan übersetzt diese Ziele bloß in Termine.

Wie legen Sie Ihren ersten Redaktionsplan an?

Nehmen Sie die Vorlage oben, kopieren Sie die Kopfzeile in eine Tabelle und tragen Sie zuerst die Anker der nächsten drei Monate ein. Danach füllen Sie die kommenden zwei Wochen und schreiben bei jedem Foto dazu, wer es liefert. Den festen Planungstermin pro Woche setzen Sie gleich in den Dienstplan.

Wer lieber mit einem Entwurf anfängt als mit einer leeren Tabelle: Momentsuite, eine Marketing-Software für Restaurants, Hotels und Agenturen, erstellt mit Magic Start aus der Adresse Ihrer Website eine Markenstrategie und Beitragsentwürfe für die ersten zwei Wochen. Im Redaktionsplan planen Sie diese Beiträge in einem Kalender für alle Kanäle, wie das im Einzelnen geht, zeigt die Hilfe unter Beiträge im Kalender planen. Die Statistiken zeigen danach Reichweite, Engagement und Top-Beiträge. Die Tarife Local Hero, Smart und Business kosten 129, 299 oder 699 Euro im Monat, die Einrichtung ist optional (alle Details auf der Preisseite), und Sie können Momentsuite 14 Tage kostenlos testen, die Bedingungen stehen auf der Preisseite.